[QTTD] Bước 4 - Phỏng Vấn (Tiếp)

Chào các bạn,

Sau khi kết thúc công tác sàng lọc hồ sơ ở bước 3, nhà tuyển dụng bắt đầu lên lịch và mời ứng viên đến tham gia phỏng vấn ở vị trí ứng tuyển. Theo kinh nghiệm của bản thân, tôi chia phỏng vấn ra làm 2 vòng riêng biệt (Các bài thi như Excel, IQ, EQ, Trắc nghiệm tính cách, Thuyết trình... sẽ được sắp xếp và gộp vào 1 trong 2 vòng này. Tùy vào từng công việc cụ thể):

• Vòng 1: Phỏng vấn nhân sự (Hay gọi là vòng sơ tuyển)
• Vòng 2: Phỏng vấn chuyên môn (Hay gọi là vòng chung kết)

Ví dụ: Công ty CP Thế giới Di Động tuyển dụng ứng viên ở vị trí "Quản lý siêu thị". Sau khi sàng lọc ứng viên và lên lịch phỏng vấn, ứng viên sẽ trải qua các vòng phỏng vấn sau:

• Vòng 1: Thí sinh test các bài thi về Excel, IQ, EQ, Hùng biện => P. Nhân sự sẽ chấm điểm từng bài thi và tổng hợp lại theo thứ tự từ trên xuống. Chỉ lấy Thí sinh đạt đủ số điểm.
• Vòng 2: Thí sinh đạt đủ số điểm sẽ vào vòng Face to Face, phỏng vấn trực tiếp với Trưởng Bộ Phận Nhân sự theo Tiêu Chuẩn Năng Lực.

Để cuộc phỏng vấn diễn ra chuyên nghiệp, theo đúng quy trình của công ty. Bạn ở vai trò là nhà Tuyển dụng cần chuẩn bị một số yếu tố cho lần gặp mặt đầu tiên như sau:

1. Công tác chuẩn bị

Trong phần này, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Địa điểm phỏng vấn: Không gian lịch sự, sạch sẽ, chuyên nghiệp và yên tĩnh phù hợp cho cuộc trao đổi, có nơi để ứng v.iên ngồi chờ đến lượt phỏng vấn
• Hội đồng phỏng vấn: Cần kiểm soát được số người tham gia phỏng vấn.
• Hẹn lịch phỏng vấn cho ứng viên: Căn cứ vào thời gian phỏng vấn trung bình 1 bạn để hẹn gặp ứng viên ở các khung thời gian phù hợp. Tránh tình trạng ứng viên phải chờ đợi, sai hẹn thời gian phỏng vấn.
• Chuẩn bị sẵn các thông tin liên quan đến ứng viên: Cv, hồ sơ ứng viên...
• Chuẩn bị đầy đủ các công cụ phỏng vấn: Phiếu phỏng vấn, phiếu đánh giá...

Sau khi mọi thứ sẵn sàng, chúng ta sẽ bắt đầu tiến hành phỏng vấn ứng viên. 

2. Trình tự của 1 buổi phỏng vấn(Bình thường)

Thông thường 1 buổi phỏng vấn sẽ tiến hành qua 3 bước như sau:

Bước 1: Đón tiếp ứng viên: Bạn cần sắp xếp nơi chờ đợi cho ứng viên, điểm danh theo danh sách và mời ứng viên phỏng vấn theo đúng thứ tự.

Bước 2: Tiến hành phỏng vấn

• Thực hiện các bài thi, kiểm tra nếu có như: IQ, EQ, Hùng biện, Excel....
• Phỏng vấn với P. Nhân sự: tích cách, tìm hiểu thông tin doanh nghiệp, kinh nghiệm làm việc, xác định ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không.
• Phỏng vấn chuyên môn với GĐ/TP/TBP cấp trên trực tiếp: Đi sâu vào khả năng làm việc, chuyên môn..

Bước 3: Thông báo kết quả sau khi ứng viên phỏng vấn xong

• Chúng ta nên thông tin rõ ràng cho ứng viên là chỉ liên hệ với những bạn đạt đủ tiêu chuẩn trong vòng 1 trong vòng bao nhiêu ngày (Nên thông tin cụ thể về thời gian). Không liên hệ với hồ sơ bị loại.

Mục tiêu của phỏng vấn vòng 1 giúp nhà Tuyển dụng chọn lọc được những ứng viên có trình độ học vấn, kinh nghiệm, phù hợp với văn hóa công ty và khả năng phát triển.... 

3. Một số lưu ý trong quá trình phỏng vấn

Trong quá trình phỏng vấn, chúng ta cần phải chú một số điểm sau:

- Trình độ chuyên môn/ đào tạo và kinh nghiệm của ứng viên có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Trong nhiều trường hợp, không phải ứng viên tài năng càng cao, kinh nghiệm càng xuất chúng thì lại trở thành lựa chọn hàng đầu, bởi còn rất nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến khả năng làm việc của ứng viên tại công ty như: Quy mô, định hướng phát triển, công việc yêu cầu…

Ví dụ: Một công ty quy mô khoảng 300 nhân viên, quy mô trung bình, trước đó chưa có P. Nhân sự và bây giờ đang cần tuyển vị trí: Trưởng phòng Nhân sự để set up tất cả các công việc chuyên môn, làm về quy trình đào tạo, tuyển dụng, xây dựng quy chế Lương…. Thì chúng ta không thể tuyển 1 người mà chỉ định hướng về chiến lược về nhân sự, chỉ tay sai việc….

- Tích cách của người tuyển dụng có phù hợp với cấp trên của họ hay không? Đây cũng là 1 trong những yếu tố cần tư vấn cho người phỏng vấn (Hay người sau này sẽ làm việc với ứng viên). Bởi trong một phòng ban, bộ phận thì việc kết hợp công việc cùng nhau là rất quan trọng. Nếu chúng ta tuyển dụng 1 người xung khắc với cấp trên thì 2 người đó sẽ không thể kết hợp và gắn kết công việc được.

Ví dụ: Công ty X đang cần tuyển tài xế cho GĐ. Tính cách của GĐ thì rất kỹ tính, nghiêm khắc, yêu cầu người tài xế giống như 1 người bạn có thể trao đổi và chia sẻ công việc với nhau (Theo hướng GĐ nói – Tài xế nghe) thì chúng ta không thể tuyển 1 tài xế thích sự tự do, bay bổng trong công việc…

- Những đòi hỏi về mức lương của ứng viên (Trong vòng này, chúng ta có thể đi sâu vào tìm hiểu về mức lương mà ứng viên yêu cầu, kỳ vọng của ứng viên…) có phù hợp với cách tính thu nhập của phòng ban hay không. Bởi trong nhiều trường hợp, tuy mức lương ban đầu của bạn đáp ứng cho ứng viên nhưng cơ chế tăng lương, cách tính hiệu xuất công việc lại không phù hợp với kỳ vọng của ứng viên trong tương lai. Đây cũng là một điểm cần suy nghĩ và làm rõ.

Để các bạn chuẩn bị thật tốt cho buổi phỏng vấn, Tôi sẽ trở lại trong những bài viết sau trong chủ đề: Bí quyết chiến thắng Nhà tuyển dụng.